OE 5 und 6-FAQ > 3.06 Wie kann ich die Datenbanken für E-Mails und News verkleinern?

1.0 Vorbemerkung/Warnhinweis
1.01 Welche Einstellungen sollte ich vornehmen?
1.02 Was sollte ich vor dem Posten beachten?
1.03 Ist meine OE-Version auf dem aktuellsten Stand?
1.04 Änderungen an OE durch aktuelle Updates

2.0 Warum...
2.01 Warum setzt OE beim Antworten das "> " nicht automatisch?
2.02 Warum legt OE öfter eine Pause ein?
2.03 Warum funktioniert die Rechtschreibprüfung nicht?
2.04 Warum speichert OE das Kennwort nicht?
2.05 Warum sind die Newsgroups nach dem Beenden von OE verschwunden?
2.06 Warum löscht OE News früher als eingestellt?
2.07 Warum stürzt OE ab oder startet nicht?
2.08 Warum legt OE nach dem Senden & Empfangen nicht auf?
2.09 Warum erscheint mein Posting nicht in OE?
2.10 Warum werden Mails/News gar nicht oder nur als Attachments angezeigt?
2.11 Warum klappt das mit den Anhängen nicht?
2.12 Warum ist mein Adressbuch/meine Kontaktliste leer?
2.13 Warum kann ich keine Emails verschicken?
2.14 Warum werden OE4-Mails von OE5/6 nicht importiert?
2.15 Warum zeigt OE (manche) *Bilder* nicht an?
2.16 Warum ist meine Zeile x zu lang?
2.17 Warum öffnet OE keine Links mehr?

3.0 Wie kann ich...?
3.01 Wie kann ich OE als Standardprogramm für E-Mails/News einrichten?
3.02 Wie kann ich den Download von E-Mails *und* News automatisieren?
3.03 Wie kann ich E-Mails automatisch in bestimmte Ordner umleiten?
3.04 Wie kann ich Newsregeln nutzen?
3.05 Wie kann ich Dateianlagen aus E-Mails löschen?
3.06 Wie kann ich die Datenbanken für E-Mails und News verkleinern?
3.07 Wie kann ich das Speicherverzeichnis für E-Mails/News ändern?
3.08 Wie kann ich ein Backup von E-Mail/News anlegen und wiederherstellen?
3.09 Wie kann ich in E-Mail/News eine Signatur einfügen?
3.10 Wie kann ich einen eigenen Beitrag vom News-Server löschen (canceln)?
3.11 Wie kann ich die Anzeigeschriftart ändern?
3.12 Wie kann ich den Begrüßungsbildschirm (SplashScreen) abschalten?
3.13 Wie kann ich von Mails nur die Kopfdaten herunterladen (Remote-Mail)?
3.14 Wie kann ich OE mit bestimmten Optionen starten?
3.15 Wie kann ich eigene Kopf- (Header-) Zeilen in Nachrichten erstellen?
3.16 Wie kann ich E-Mails/News nicht über das Standard-Konto versenden?
3.17 Wie kann ich PGP in OE einbinden?
3.18 Wie kann ich das Editor-Fenster automatisch maximieren?
3.19 Wie kann ich meinen POP3-Account vor dem Senden abfragen ("SMTP after POP")?
3.20 Wie kann ich den Einleitungstext ändern? (das "in im"-Problem)
3.21 Wie kann ich einen "Watch-Filter" auf eigene Postings einrichten?
3.22 Wie kann ich OE mit verschiedenen Identitäten starten?
3.23 Wie kann ich das Euro-Währungssymbol korrekt verschicken?
3.24 Wie kann ich OE (viren-)sicher einstellen und betreiben?
3.25 Wie kann ich Emails/News mit OE erneut versenden?
3.26 Wie kann ich mit Message-Ids arbeiten?
3.27 Wie kann ich die die Einstellungen beim Drucken ändern?
3.28 Wie kann ich die Kontakte in OL und OE gemeinsam verwenden?

4.0 Nachbemerkungen
4.01 Fehlernummern
4.02 Artikel der MS Knowledge Base
4.03 Schutz gegen Spam (UCE/Bulk-Mail, etc.)
4.04 Hotmail-Problematik
4.05 Synchronisationseinstellungen
4.06 Was OE sonst noch alles kann (Registryoptionen)
4.07 Bekannte Probleme und Bugs

5.0 Schlußbemerkung

OE 5 und 6-FAQ > 3.06 Wie kann ich die Datenbanken für E-Mails und News verkleinern?
3.06 Wie kann ich die Datenbanken für E-Mails und News verkleinern?

Extras | Optionen | Wartung | Jetzt aufräumen / Jetzt bereinigen anschließend (wichtig!)
Datei | Ordner | Alle Ordner komprimieren.

Man kann vor dem Komprimieren auch über manuell angewandte Newsregeln aufräumen (z.B. älter als, löschen...) oder natürlich auch von Hand verschiedene Dinge löschen.

Wichtig ist hier außerdem, dass die Hintergrundkomprimierung unter Extras | Optionen | Wartung vollständig deaktiviert ist (unter Windows XP SP2 ist sie es standardmäßig und dieser Menüpunkt wurde entfernt), diese arbeitet leider nicht sauber und war schon des öfteren die Ursache für Datenverluste. Statt dessen muss man regelmäßig von Hand komprimieren. Siehe dazu auch #2.07.

Erscheint beim Komprimieren die Fehlermeldung "Der Ordner ist zur Zeit von Outlook Express oder einer anderen Anwendung geöffnet." hilft es in den meisten Fällen, OE vollständig zu schließen (d. h. einschließlich aller evtl. offenen Email- und Newsfenster) kurz zu warten, OE neu zu starten, auf "Lokale Ordner" zu klicken (damit kein Ordner ausgewählt ist) und dann die Komprimierung erneut anzustoßen (Datei | Ordner | Alle Ordner komprimieren). Das gilt auch dann, wenn die unter XP SP2 nach jedem hundersten Beenden auftauchende Komprimierungsfunktion mit eben dieser Meldung fehlschlägt.

Hintergrund:
Warum ist ein Verkleinern ("Komprimieren") überhaupt notwendig und was passiert dabei?

OE speichert alle Nachrichten, Mails wie News in DBX-Dateien, mit einer DBX-Datei pro Ordner bzw. Newsgroup in OE. Diese DBX-Dateien stellen ein Datenbankformat dar. Löscht oder verschiebt man nun Nachrichten, werden diese in der ursprünglichen DBX-Datei lediglich als gelöscht markiert, quasi ausgeblendet, physisch vorhanden bleiben sie nach wie vor.

Verschiebt man eine große eMail von einem in einen anderen Ordner belegt die eMail nachher zwei Mal so viel Platz - sie ist im ursprünglichen Ordner noch vorhanden, aber als gelöscht (verschoben) markiert und natürlich ist sie auch ordnungsgemäß im Zielordner abgelegt. Teilweise werden solche, als gelöscht markierte Nachrichten von neuen überschrieben, aber eben nur teilweise.

Über kurz oder lang "blähen" sich die DBX-Dateien also auf und werden wesentlich größer als sie aufgrund der enthaltenen (sichtbaren, also nicht als gelöscht markierten) Daten sein müssten. Hier kommt nun die Komprimierungsfunktion von OE ins Spiel. Diese reorganisiert die DBX-Dateien so, dass nur noch die Nachrichten vorhanden bleiben, die der Benutzer auch sehen möchte (also alles, das nicht verschoben oder gelöscht wurde). Die ganzen Nachrichten, die bisher nur als gelöscht markiert worden waren, werden dabei endlich auch physikalisch entsorgt. Das Resultat sind kleinere, gut organisierte DBX-Dateien und OE belohnt einen zudem mit erhöhten Zugriffsgeschwindigkeiten auf die enthaltenen Daten, da es sich - bildlich gesprochen - nicht mehr seinen Weg zwischen lauter Müll zu den wichtigen Daten bahnen muss.

Die Komprimierung, die OE durchführt ist also keine Komprimierung, wie sie z.B. beim ZIP- oder RAR-Format von verschiedenen Programmen durchgeführt wird, sondern lediglich eine Reorganisation und Optimierung der Datenstruktur.

Allgemein gilt, dass bei Datenbanken mit der Größe der Datenbank auch die Anfälligkeit für Fehler steigt. Insbesondere das DBX-Datenbankformat war und ist nicht unbedingt für seine solide Stabilität bekannt. Komprimiert man nie, sorgt man dadurch selbst dafür, dass die eigenen DBX-Dateien anfälliger für Datenverlust werden.

Deshalb fragt OE unter Windows XP SP2+ auch nach jedem hundertsten Beenden nach, ob komprimiert werden soll, wenn man nicht zwischenzeitlich selbst über o.g. Funktionen komprimiert hatte. Für den Fall, dass bei der Komprimierung etwas schief gehen sollte, etwa, weil durch jahrelanges Nicht-Komprimieren anfällige DBX-Dateien vorliegen, legt diese OE-Version zudem ein Backup - sinnigerweise im Papierkorb - an, das man notfalls wiederherstellen kann (vgl. #3.08). Im Zweifelsfall kann man, insbesondere bei früheren OE-Versionen, vor der Komprimierung ein Backup anlegen, wie bei #3.08 beschrieben (ein regelmäßiges Backup schadet nie!).